Η Επιτροπή για το Συντονισμό των Ταμείων (Committee for the Coordination of the Funds - COCOF) αποτελεί τη θεσμοθετημένη σύνδεση μεταξύ των Κρατών-Μελών με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για ζητήματα που αφορούν στην υλοποίηση.

Γενικά – Νομική Βάση
Η COCOF αντλεί τη νομική της βάση από το άρθρο 103 του Κανονισμού 1083/06 (Γενικός Κανονισμός). Αντικείμενο της είναι να επικουρεί την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε εργασίες που αφορούν σε ερμηνείες εφαρμογής του κανονιστικού πλαισίου της προγραμματικής περιόδου 2007-2013, τη διάδοση καλών πρακτικών που ακολουθούν τα Κ-Μ και την προσέγγιση τεχνικών ζητημάτων για διάφορα θέματα – υποχρεώσεις των Κ-Μ και της ίδιας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Η COCOF αποτελεί ουσιαστικά μετεξέλιξη της CDRR (Committee for the Development and Reconversion of the Regions) η οποία είχε το ίδιο αντικείμενο κατά τη διάρκεια της Γ' Προγραμματικής Περιόδου.

Σύνθεση – Λειτουργία
Μέλη της COCOF είναι τα 27 Κ-Μ της Ευρωπαϊκής Ένωσης τα οποία ορίζουν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή τους εθνικούς τους αντιπροσώπους, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την εκπροσώπηση του κάθε Κ-Μ. Κάθε Κ-Μ έχει το δικαίωμα να καλεί experts ανάλογα με τα αντικείμενα που συζητούνται κάθε φορά. Επίσης, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει το δικαίωμα να καλεί φορείς ή ευρωπαϊκούς οργανισμούς, ανάλογα με το θέμα που συζητείται (π.χ. εκπρόσωπο της Επιτροπής των Περιφερειών). Στην COCOF μετέχουν χωρίς δικαίωμα ψήφου, εκπρόσωποι της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων και του Ευρωπαϊκού Ταμείου Επενδύσεων.

Στην COCOF προεδρεύει εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής -την παρούσα χρονική στιγμή προεδρεύει ο Δ/ντης της Διεύθυνσης D (Policy Coordination) κος Rudolf Niessler της Γενικής Διεύθυνσης Περιφερειακής Πολιτικής.

Η COCOF συνεδριάζει στις Βρυξέλλες περίπου 8-9 φορές το έτος, σε προκαθορισμένες ημερομηνίες. Η λειτουργία της διέπεται από τον εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας ο οποίος εγκρίνεται και υιοθετείται από τα Κ-Μ.

Αρμοδιότητες

Αποφασιστικές Αρμοδιότητες
Η COCOF εγκρίνει (με ψήφο των Κ-Μ):

• τον Κανονισμό Λειτουργίας της
• την Τεχνική Βοήθεια της Ε. Επιτροπής για κάθε έτος (καθώς η Τεχνική Βοήθεια της Ε. Επιτροπής χρηματοδοτείται από τον κοινοτικό προϋπολογισμό ο τρόπος υλοποίησής του πρέπει να εγκρίνεται από τα Κ-Μ, τα οποία κατ’ ουσία τον χρηματοδοτούν)
• τη διαπραγμάτευση και τις τροποποιήσεις του Εφαρμοστικού Κανονισμού 1828/06 (αποτελεί κανονισμό της Ε. Επιτροπής και εγκρίνεται στο επίπεδο της COCOF)
• τα Επιχειρησιακά Προγράμματα των χωρών που βρίσκονται υπό διαδικασία ένταξης και χρηματοδοτούνται από τα προενταξιακά μέσα του Στόχου 3.

Διαπραγμάτευση επί τεχνικών ζητημάτων
H COCOF συζητεί τεχνικά ζητήματα – ερμηνείες άρθρων των Κανονισμών (του Γενικού Κανονισμού και του Εφαρμοστικού Κανονισμού κατά κύριο λόγο) τα οποία ενδεικτικά άπτονται σε:

• θέματα δειγματοληψίας και διενέργειας ελέγχων
• θέματα διαχείρισης, επαληθεύσεων κ.α.
• θέματα δημοσιότητας
• θέματα επιλεξιμότητας δαπανών
• αναθεώρηση και αξιολόγηση
• θέματα των υποχρεώσεων της Αρχής Πιστοποίησης
• θέματα μεγάλων έργων και έργων που δημιουργούν έσοδα
• θέματα Τεχνικής Βοήθειας των Κ-Μ
• θέματα που αφορούν στην εγκατάσταση και λειτουργία των νέων χρηματοοικονομικών μηχανισμών της Ε. Επιτροπής
• θέματα για το κλείσιμο των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων
• διαχείριση και κλείσιμο Επιχ. Προγραμμάτων του Στόχου 3.

Η διαδικασία που αφορά στα ανωτέρω είναι η ακόλουθη.

Η Ε. Επιτροπή αναρτά στον ιστότοπο του CIRCA τα προς συζήτηση έγγραφα τα οποία έχουν τη μορφή Information Note ή Guidance Note (κατ' ουσία οι δύο μορφές εγγράφων δεν έχουν διαφορές μεταξύ τους). Κατά τη διάρκεια της συνάντησης που ακολουθεί τα Κ-Μ τοποθετούνται επί του εγγράφου, κάνοντας παρατηρήσεις ή ζητώντας αλλαγές. Η Ε. Επιτροπή έχει το δικαίωμα να προχωρήσει με βάση τις παρατηρήσεις των Κ-Μ σε νέα έκδοση του εγγράφου. Συνήθως κάθε έγγραφο συζητείται σε 2-3 συναντήσεις, ενώ δεν αποκλείεται στα Κ-Μ το δικαίωμα να υποβάλλουν και γραπτές παρατηρήσεις.

Σημειώνεται ότι τα ανωτέρω έγγραφα δεν τίθενται σε διαδικασία έγκρισης από τα Κ-Μ (δεν λαμβάνει χώρα ψηφοφορία). Θεωρητικά δεν είναι δεσμευτικά για τα Κ-Μ, ωστόσο πρέπει να λαμβάνονται σοβαρά υπόψη από τις εθνικές αρχές, εφόσον οι ελεγκτικές διαδικασίες στηρίζονται σε αυτά. Καθώς δεν προβλέπεται διαδικασία έγκρισης, η Ε. Επιτροπή ενδέχεται να προχωρήσει σε οριστική έκδοση ενός εγγράφου ακόμη και εάν έχει συναντήσει τη διαφωνία της πλειοψηφίας των Κ-Μ.

Τα έγγραφα που οριστικοποιούνται αναρτώνται στο CIRCA με την ένδειξη «τελική έκδοση». Οι εθνικές αρχές με βάση τα τελικά κείμενα προχωρούν στην έκδοση κατευθύνσεων ή εγκυκλίων (εφ' όσον απαιτείται) ή λαμβάνουν υπόψη τα έγγραφα αυτά για τη σύνταξη οδηγιών κλπ.

Ενημέρωση των Κ-Μ
Με την ευκαιρία των συναντήσεων της COCOF  η Ε. Επιτροπή ενημερώνει τους εθνικούς αντιπρόσωπους για αποφάσεις – επιλογές που λαμβάνονται στα ευρωπαϊκά όργανα (π.χ. recovery plan-αποφάσεις του Συμβουλίου) ή για την εξέλιξη ειδικών θεμάτων (απορρόφηση, πορεία ελέγχων, έγκριση συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, θέματα σχετικά με την SFC κ.α.)

Υποεπιτροπές
Στο πλαίσιο της COCOF λειτουργεί η υπο-επιτροπή Χωρικής Συνοχής και Αστικών Θεμάτων (TCUM) η οποία ασχολείται κατά κύριο λόγο με θέματα των ανωτέρω πολιτικών. Η COCOF ενημερώνεται από την Ε. Επιτροπή για τις εργασίες και τις αποφάσεις της εν λόγω υπο-επιτροπής.

Ενημέρωση εθνικών αρχών-διάχυση πληροφορίας
Έως σήμερα η ενημέρωση των εθνικών αρχών από τους αντιπρόσωπους γίνεται ως εξής.

Έχει ζητηθεί εγγράφως από τους αρμόδιους φορείς που υλοποιούν Επιχειρησιακά Προγράμματα, τους φορείς συντονισμού, την Αρχή Πιστοποίησης, την Αρχή Ελέγχου, την ΕΥ ΟΠΣ, το ΓΛΚ και άλλους φορείς να ορίσουν άτομα που θα λαμβάνουν τα έγγραφα της COCOF και θα ενημερώνουν τις υπηρεσίες τους σχετικά. Πριν τη διενέργεια των συναντήσεων στις Βρυξέλλες, συγκαλείται συνάντηση προετοιμασίας των θεμάτων με σκοπό να προσδιορισθούν οι θέσεις της χώρας. Σε κάποιες περιπτώσεις και ανάλογα με το επείγον του θέματος, επιλέγεται για λόγους ευελιξίας η τηλεφωνική επικοινωνία. Στη συνάντηση δύναται να συμμετέχουν στελέχη όλων των ανωτέρω φορέων. Κατά περίπτωση και ανάλογα με το θέμα, στελέχη των εθνικών αρχών μπορούν να συμμετέχουν και στη συνάντηση της COCOF στις Βρυξέλλες.

Μετά τη διενέργεια της συνάντησης αποστέλλεται ενημερωτικό σημείωμα σε όλους τους φορείς ενώ οι φορείς που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για ένα θέμα ενημερώνονται και τηλεφωνικά.

Η ΜΟΔ ΑΕ έχει αναπτύξει ειδικό χώρο στο Intranet «Δίαυλος» για την COCOF (ως υποσύνολο του διαδικτυακού τόπου του ΕΣΠΑ), ο οποίος λειτουργεί ως ηλεκτρονική βιβλιοθήκη και περιέχει το σύνολο των τελικών εγγράφων, ενημερωτικών σημειωμάτων, πρακτικών των συναντήσεων, παρουσιάσεων της Ε. Επιτροπής, κλπ., στον οποίο έχουν πρόσβαση οι ενδιαφερόμενοι φορείς. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα σύνθετων αναζητήσεων με τη χρήση λέξεων-κλειδιών. Η λειτουργία του διαδικτυακού τόπου δεν αντικαθιστά τον έως σήμερα τρόπο επικοινωνίας (με ηλεκτρονική αλληλογραφία) αλλά λειτουργεί παράλληλα.

Ομάδα Διαρθρωτικών Δράσεων του Συμβουλίου
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, η COCOF ενημερώνεται λεπτομερώς για θέματα που συζητούνται και αποφασίζονται σε διάφορες επιτροπές, με σημαντικότερη την Ομάδα Διαρθρωτικών Δράσεων του Συμβουλίου. Κύριο έργο της Ομάδας αυτής είναι το πολιτικό πλαίσιο που διέπει τα Διαρθρωτικά Ταμεία. Πιο συγκεκριμένα, ασχολείται με θέματα όπως τα ζητήματα της Πολιτικής της Συνοχής, η διαμόρφωση πλαισίου Στρατηγικής των Προγραμματικών Περιόδων και η διαμόρφωση του Κανονιστικού Πλαισίου.